واژه 'جامع' جزء آن دسته از واژگان است که به راحتي مي توان از آن هر برداشتي داشت، پس بهتر است منظور را از استفاده از آن شفافتر بيان نمود. سيستمي که بتواند از لحظه‌اي که مراجع وارد دفتر مي شود اطلاعات لازم را به او ارائه کند، تمام کارهايي که قرار است براي او انجام شود و يا انجام شده است را ذخيره نمايد و کساني که سرويسها را براي مشتري فراهم آورده‌اند را نيز ذخيره کرده و تمام اطلاعات آنها را داشته باشد به گونه‌اي که در هر لحظه بتوان انواع گزارشها همچون تعداد مراجعین منتظر خدمات، خدمات خواسته شده، کارمندان کل و کارمنداني که در حال سرويس دهي هستند، بازه زماني و چارتهاي مختلف از پرونده‌هاي باز و تحت پيگيري را ظرف چند صدم ثانيه و تنها با چند کليک مشاهده نمود را سيستمهاي جامع اداری مي نامند. بديهي است که براي هر زمينه کاري مي تواند یک سیستم جامع اداری وجود داشته باشد، چرا که طيف مشتريان و خدمات و گزارشهايي که در يک کارخانه شيريني سازي و يا يک بيمارستان وجود دارد قطعا با يک دفتر حقوقي و يا هواپيمايي فرق مي کند. نرم‌افزاري که پيش رو داريد يک سيستمهاي جامع اداری است که صرفا براي دفاتر حقوقي نوشته شده است، با مطالعه امکاناتي که اين نرم افزار ارائه مي کند، خود مي توانيد قضاوت کنيد که استفاده ما از واژه 'جامع' به معناي پوشش دادن تمامي نيازهاي چنين دفتر حقوقي که مي تواند بي نهايت موکل و بي نهايت حقوق دان داشته باشد که هر کدام در حال سرويس دهي به چندين و چند موکل هستند و مديريت تمامي پرونده هاي در دست بررسي و يا مختومه تا چه حد به تعريف شما از واژه 'جامع' نزديک است و آيا مي تواند نيازهاي شما را کاملا پوشش دهد و احيانا حتي از سطح تمامي نيازهاي شما نيز بالاتر باشد و يا خير.

اين نرم‌افزار امکانات زير را فراهم مي آورد:

• تعريف موکل به همراه ذخيره تمام اطلاعات مربوط به او از قبيل نام پدر، شماره شناسنامه، شماره تلفن، آدرس، کد ملي
• تعريف وکيل به همراه مشخصات کامل وکيل از قبيل شماره پروانه، آدرس و تلفن
• امکان تعيين وقت براي جلسه اوليه با وکيل توسط موکل
• امکان مشاهده برنامه کاري هر روزه توسط وکيل و ساعات مختلف جلسات
• چاپ برگ اطلاع از ساعت و روز جلسه براي وکلاء در صورتي که دسترسي به کامپيوتر نداشته باشند
• امکان تکمیل وکالتنامه و قرارداد و چاپ وکالتنامه بر روي فرم مخصوص قوه قضاييه
• مشاهده پرونده هاي در دست بررسي و مختومه
• امکان جستجو به دنبال پرونده و يا موکلي خاص
• تحت شبکه بودن و امکان کار کاربران همزمان
• چند کاربره بودن و قابليت تعريف مجوزهاي کاربري، به عنوان مثال يک منشي نتواند در قسمت مخصوص وکلا وارد شود و يا بالعکس
• دبيرخانه حقوقي با قابليت ذخيره و نمايش نامه‌ها و تمام پاسخهاي مربوط به يک نامه
• کشيدن چارتهاي مختلف که اطلاعاتي همچون تعداد پرونده‌هاي مراجعه شده در بازه زماني خاص، انواع آنها و ... را ارائه کند
• امکان جستجو و انتخاب شعبه هاي قضايي در هر منطقه تهران در هنگام بستن وکالتنامه
• و ...

تعريف وکيل

در اين قسمت نيز اطلاعات مربوط به وکيل قرار مي گيرد. اطلاعات کلي همچون نام کامل و آدرس و تلفن و اطلاعات مخصوص يک وکيل همچون شماره پروانه وکالت و پايه وکيل.  مزیت اين سيستم در اين است که وقتي مشخصات وکيل را ذخيره مي کنيد، از آن پس در هر قرارداد وکالتنامه و فرمي که اسم ايشان لازم باشد، تمام مشخصات وی نيز در جاي مربوطه قرار مي گيرد. حتي با توجه به تفاوت فرم وکالتنامه هاي وکلاء پايه يک و دو، در قراردادها با توجه به پايه يک و يا دو بودن يک وکيل، فرم وکالتنامه مناسب به طور خودکار استفاده مي شود.

در عين حال هر وکيل نام کاربري و کلمه عبور مربوط به خود را دارد و پس از ورود به سيستم مي تواند اطلاعات قرارهاي ملاقات خود، پرونده ها و آرشيو آنها را مشاهده نمايد، موکلين خود را ملاقات کرده و پس از پايان هر جلسه اطلاعات مربوط به جلسه و نظرات خود را در سيستم وارد نمايد.

 

تعريف جلسات اوليه و مشاوره

منشي مي تواند براي يک موکل جديد جلسه مشاوره اوليه اي را با يکي از وکلاء موجود ترتيب دهد. منشي به هنگام تنظيم زمان جلسه مي تواند ساعات کاري آن وکيل خاص را در روز مورد نظر مشاهده کرده و زماني را انتخاب نمايد که با ديگر جلسات تداخل نداشته باشد. پس از دادن وقت از طرف منشي، او مي تواند برگ استحضاريه اي را جهت باخبر سازي وکيل از زمان ملاقات چاپ نمايد، هر چند که وکيل مورد بحث نيز مي تواند در هر لحظه با ورود به سيستم زمان ملاقاتهاي خود را مشاهده کند.

وکيل نه تنها مي تواند پس از پايان جلسه نظر خود را درون برنامه ابراز دارد تا به آرشيو افزوده گردد، بلکه مي تواند مبلغي را که براي آن جلسه مشاوره از موکل دريافت کرده است را مشخص نموده و يا با زدن تيک معاضدت، مشخص کند که آن جلسه به صورت معاضدتي برگزار گرديده است.

 

امکان تعريف قراردادهاي تيپ

هر سازمان حقوقي با توجه به مشتريان خاصي که دارد در طول زمان به اين امر نياز پيدا مي کند که قرارداد خاصي را براي يک موکل خود با شخص خارجي طراحي کند و در طي زمان آن قراداد خاص طراحي شده را با افراد مختلفي که موکل با آنها کار مي کند ببندد. نرم افزار جامع حقوقي اين امکان را فراهم میکند که قرارداد هاي خاص خود را در هر زماني که خواسته طراحي کنيد و فيلدهايي که در هنگام عقد قرارداد بايستي پر گردند را خالي بگذاريد. بدين صورت در هنگام چاپ قرارداد، نام اين فيلدها از شما پرسيده شده و در جايي که مشخص کرده ايد قرار مي گيرند، بدين قرارداد نهایی به شکل کامل از اطلاعات لازم پر گردیده و قابل چاپ است. از این گذشته مي توانيد در آينده يک جستجو کامل بر روي اين فيلدها انجام دهيد و با توجه به زمان عقد قرارداد، نام مشتري، نام شخص سوم، ناظرين و ... قرارداد مورد نظر را به راحتي پيدا نماييد.

 

پرونده

اين قسمت به 4 بخش فرعي تقسيم ميگردد:

الف – تشکيل پرونده: فايل تشکيل پرونده اختصاص دارد به تشکيل پرونده هاي حقوقي، کيفري، ثبتي و ملکي دعاوي کار و تصادفات که بر حسب موضوعات پرونده قابل طراحي است.

 

ب- پرونده هاي مفتوحه: اين بخش شامل آمار و اطلاعات تمامي پرونده هاي مفتوحه در دفتر حقوقي است.

ج- پرونده هاي مختومه: اين بخش شامل آمار و اطلاعات تمامي پرونده هاي مختومه در دفتر حقوقي است.

د- جستجوي پرونده: در اين قسمت جستجوي پرونده هاي مفتوحه و مختومه بر اساس آيتمهاي : مشخصات خواهان، مشخصات خوانده، مشخصات شاکي، مشخصات متشاکي، تاريخ رسيدگي و پرونده کلاسه قابل دسترسي است.